El running está en auge, es un hecho. Si te apasionan las carreras y quieres ser autónomo o ya lo eres en otra actividad, lo cierto es que montar tu propia empresa de eventos deportivos puede ser ideal.
Eso sí, debes ser consciente de que pasar de correr unos kilómetros por tu cuenta a gestionar temas como las inscripciones, buscar patrocinios y permisos legales es un salto importante. Aquí es donde entra en acción una asesoría profesional, que debe verse no como un gasto, sino como un salvavidas que ayuda a que todo salga bien.
Las complicaciones legales que debes conocer
En España, comenzar como autónomo no es sencillo, puesto que debes darte de alta en la Seguridad Social y cumplir con las obligaciones que impone la administración.
Si además quieres montar una empresa de carreras de running, como nos confirman desde la asesoría Coma & Roig, esto tiene mayores implicaciones. Deberás ser una sociedad limitada o similar, de tal forma que se limiten los riesgos, especialmente si existen sponsors de gran tamaño. El asesor te puede guiar para que encuentres la forma jurídica ideal, redactes los estatutos y puedas registrarte en el Registro Mercantil.
Después hay que hablar de los permisos en concreto que hay que obtener para realizar eventos deportivos. Las carreras por calles públicas precisan de autorización del municipio en el que se realicen, un cierre del perímetro, coordinar con la policía local, etc.
Los gestores saben qué clase de formularios se deben presentar, los plazos y hasta algunos trucos para que se agilicen estas gestiones.
El presupuesto económico
Seguro que confías mucho en tus Excel, pero lo mejor es ir a lo seguro, ya que una asesoría fiscal puede salvarte de desagradables sorpresas. Las inscripciones a la carrera de 15 euros por dorsal generan un IVA que es necesario declarar; los patrocinadores traen retenciones.
Un asesor es capaz de adaptar tu contabilidad, al igual que tu software, pero configurarlo para los eventos, donde aparezcan temas como los ingresos por dorsales, el gasto en avituallamientos y en el cronometraje. Se deben presentar unos presupuestos realistas, de tal forma que sepas lo que cuesta una carrera entre camisetas, cronómetro de la prueba, agua, medallas o seguros.
Puede ser rentable, si se cobra bien y además vendes extras, pero si no tienes proyecciones fiscales claras, te pueden comer las deudas con Hacienda. No olvides que los asesores te pueden ayudar a la hora de solicitar ayudas y subvenciones.
Marketing y patrocinadores: no solo es importante correr
Al organizar una carrera, el objetivo es llenar las calles con una gran participación de dorsales. Aquí las redes sociales son de gran ayuda, pero lo mejor es poner en marcha un plan profesional. Existen webs que se encargan de realizar las inscripciones online y también es posible establecer alianzas con clubes locales.
Los patrocinadores son fundamentales. Aquí hay de todo, desde marcas deportivas a bebidas isotónicas, que pueden ponerse como logos en las camisetas de la prueba o en la meta. A la hora de negociar contratos, debes tener conocimientos sobre derechos de imagen, exclusividades y de cláusulas de incumplimiento.
Sin asesores, puedes invertir en publicidad que no convierta o rechazar sponsors porque no entiendas lo que están demandando.
Los riesgos
Como es normal, en las carreras corre mucha gente y eso puede suponer caídas, deshidrataciones, tráfico cortado deficientemente, etc. Existen seguros que son obligatorios, pero hay que elegir el correcto para la carrera en cuestión. Un buen asesor puede revisar las pólizas, desde que se cancele por lluvia hasta la atención médica en la prueba.
No te olvides de que una carrera mal organizada daña la reputación y luego es complicado restaurarla.
Cómo se afronta la operativa
Aunque la planificación de una carrera sobre el papel parece sencilla, puede aparecer el caos. Lo mejor es dejarse llevar por un asesor, que puede proporcionarte un cronograma a seis meses para conseguir permisos, sponsors y promoción. De igual forma, puede hacer presupuestos desglosados e incluso simulaciones según el flujo de corredores.
Los voluntarios y el staff son necesarios y hay que saber motivarlos, rotarlos y que cuenten con las debidas coberturas legales. La seguridad es también necesaria y debes contar con ambulancias, desfibriladores y planes de evacuación.
¿Cuándo se debe buscar asesoría?
Como es lógico, no debes esperar a vender el primer dorsal. Desde que tengas la idea, lo mejor es contactar con un gestor especializado en empresas o eventos. Los costes dependerán, pero pueden ser unos 150 euros mensuales por la gestoría, 750 euros por constituir la empresa. Todo depende de muchos factores; estamos ante una estimación.
En la primera reunión que se realice, deberás exponerle las ideas claramente, desde el tipo de carrera, la ubicación y también el público. Tienes que comentarle el presupuesto aproximado que tienes y las dudas de carácter fiscal. Ellos pueden ayudarte con todo.
Lógicamente, si están especializados en eventos deportivos, tardarán menos, pero si no es su sector, es lógico que tarden más en conocer todo lo necesario para que tu proyecto llegue a buen puerto.
Beneficios a largo plazo
Si recurres a una asesoría, no solo vas a montar una carrera; se puede convertir con su ayuda y consejos en un negocio escalable. En la primera edición de la prueba, es todo nuevo y sirve para ver si funciona; la segunda busca rentabilizar la inversión y en la tercera puedes hasta extenderla a otras ciudades. Todo depende de tu ambición y de la respuesta del mercado.
¿Cuáles son los errores típicos que se evitan?
- Subestimar los costes variables: conos, bebidas isotónicas, etc.
- No diversificar los ingresos: merchandising, fotos, etc.
- Olvidarse del RGPD: recuerda que los dorsales online guardan datos y es necesaria una política de privacidad.
- La sostenibilidad importa: las botellas reutilizables pueden atraer a patrocinadores ecológicos.
Hacer realidad tu sueño
Ya has podido ver en qué consiste esto de organizar carreras y lo que necesitas de forma general. Está claro que sin asesoramiento es una ruleta rusa, por lo que debes dejarte asesorar por expertos. No se puede llegar a todo, especialmente si quieres hacer de tu pasión un negocio sólido.
